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Cuando emites facturas en tu negocio, no es solo cuestión de hacerlo y ya está: existen una serie de requisitos legales que conviene conocer y aplicar en el día a día. Además, hay una normativa específica que regula cómo deben funcionar los programas o sistemas informáticos de facturación.
¿El objetivo de esta norma? Asegurar que los registros de facturación sean fiables y seguros: que no se puedan modificar, que se conserven correctamente, que sean legibles, accesibles y que se pueda seguir su rastro en todo momento.
A continuación resumimos los requisitos que establece la normal. Igualmente, puedes consultar la infografía «Reglamento de requisitos de Sistemas Informáticos de Facturación» (pincha aquí).
¿Qué son los registros de facturación?
La normativa busca que los registros generados por los sistemas de facturación estén estandarizados y sean fáciles de leer. Para ello, se definen dos tipos de registros:
- Registro de facturación de alta, cuando se emite una factura.
- Registro de facturación de anulación, cuando se cancela una factura.
Ambos registros incluyen la información obligatoria de la factura, a la que se añaden algunos datos extra: elementos de seguridad, la identificación del sistema de facturación y la fecha y hora exactas en las que se genera el registro.
Es importante tener claro que estos registros no son la factura completa, ni tampoco son facturas electrónicas. La factura puede incluir más información adicional, siempre que no se modifique lo que aparece en el registro obligatorio. Además, puedes seguir emitiendo facturas tanto en papel como en formato electrónico estructurado sin problema: la generación del registro de facturación es obligatoria, pero no cambia el formato de la factura que entregas al cliente.
Todos los registros siguen un formato único y común y deben cumplir unas medidas de seguridad específicas. Entre ellas, destaca la generación de un código “hash”, que se crea usando parte del registro anterior, de forma que los registros quedan encadenados y no se pueden alterar sin que se note.
¿Cómo se puede cumplir con la normativa?
Existen dos formas principales de adaptarse a la norma:
- Modalidad VERI*FACTU, en la que los registros se envían directamente y de manera inmediata a la Agencia Tributaria.
- Modalidad NO VERI*FACTU, en la que los registros se conservan dentro del propio sistema de facturación, es decir, la organización tiene la obligación de conservar debidamente los registros.
Además, para pequeños negocios o profesionales que no necesiten un programa de facturación, la Agencia Tributaria ofrecerá un formulario en su Sede Electrónica. A través de este formulario se podrán emitir facturas y generar los registros conforme a la normativa. Este sistema funcionará bajo la modalidad VERI*FACTU.
Puedes acceder a la fuente original de la noticia en el siguiente enlace: AEAT Cuestiones generales Sistemas Informáticos de FActuración y VERI*FACTU